Anleitung zur Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung, 01.05.2020, Update 11.06.2020

Um die Wirtschaft schnell und unbürokratisch zu unterstützen, hat die Schweiz Ende März 2020 ein neues, einfaches Formular für die Abrechnung der Kurzarbeit entwickelt. Auf diese Weise konnten die Arbeitslosenkassen den KMU-Betrieben welche wegen COVID-19 Kurzarbeit beantragt haben, die Kurzarbeitsentschädigung schnell abrechnen und überweisen.

Wie Sie Kurzarbeitsentschädigung beantragen und welche Punkte Sie dabei beachten müssen, erläutern wir detailliert im Blogbeitrag Kurzarbeitsentschädigung wegen Corona-Pandemie (COVID-19).

Wichtige Erläuterungen zur Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung

Aufgrund des Zeitdrucks wurden die Ausführungsbestimmungen vernachlässigt. Aktuell ist das Formular «Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung» in der vierten Version verfügbar (geändert 20.04.2020). Basierend auf den Erläuterungen zum Formular sowie verschiedenster Publikationen, fassen wir Ihnen nachstehend die wichtigsten Informationen und Änderungen für das Abrechnen von Kurzarbeitsentschädigung COVID-19 seit Ende März 2020 zusammen.

Excel zur Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung

Der Bund hat das Meldeverfahren für die Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung infolge Pandemie Covid-19 stark vereinfacht. Das Excel-Meldeformular mit dem Namen KAE-Abrechnung COVID-19 d-f-i definitiv.xlsx ist sehr übersichtlich und verlangt nur wenige Werte. Damit Sie maximal profitieren, ist es wichtig, dass Sie für Ihre Mitarbeiter im Feld Verdienstausfall einen allfälligen Anteil 13. Monatslohn oder Gratifikation mit melden. Zudem können Sie auch andere vertraglich vereinbarte Zahlungen, z.Bsp. Boni geltend machen.

Abrechnungsperiode

Die Arbeitslosenkassen erwarten immer eine Meldung für einen ganzen Kalendermonat, auch wenn der bewilligte Beginn oder das Ende der Kurzarbeit mitten im Monat liegt. Die Sollzeit sowie die AHV-pflichtige Lohnsumme müssen Sie also immer für den ganzen Monat angeben, die Ausfallzeit jedoch nur für den effektiven Zeitraum.

Ferien, Feiertage Krankheit

Da die AHV-pflichtige Lohnsumme des ganzen Monats angegeben wird, müssen auch die Sollstunden für den ganzen Monat angegeben werden. Inklusive aller weiteren Abwesenheitszeiten wie Ferien, Feiertagen, Krankheit usw.

AHV-pflichtige Lohnsumme

Zur Ermittlung der AHV-pflichtigen Lohnsumme werden aufgrund des vereinfachten Verfahrens für Mitarbeiter im Monatslohn keine Zuschläge für Ferien- und Feiertage akzeptiert. Akzeptiert werden einzig ein vertraglich vereinbarter 13. Monatslohn, eine vertraglich vereinbarte Gratifikation oder der Privatanteil für Geschäftsfahrzeuge.

Für Mitarbeiter im Stundenlohn können Sie den durchschnittlichen Monatslohn der letzten 6 bzw. 12 Monate einsetzen. Hierbei dürfen Sie jeweils das günstigere Ergebnis auswählen, inklusive der Zuschläge für Ferien- und Feiertage sowie dem Anteil vom 13. Monatslohn.

Weitere Lohnbestandteile

Als weitere Lohnbestandteile werden vertraglich vereinbarte Einmalzahlungen wie Boni, Umsatzbeteiligungen etc. akzeptiert. Darüber hinaus werden auch Lohnbestandteile akzeptiert, welche die letzten 3 Jahre ausgerichtet wurden, so z.Bsp. eine Weihnachtszulage (auch wenn diese nicht vertraglich vereinbart ist). Ist die Höhe der Zulage für das Jahr 2020 unklar, so müssen Sie den Durchschnitt der letzten 3 Jahre einsetzen.

Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen und ihre Ehegatten

Die maximal anzugebende AHV-pflichtige Lohnsumme für die Geschäftsleitung beträgt CHF 4’150.00, basierend auf einer Vollzeitstelle. Die Pauschale wird unabhängig des vor der Kurzarbeit erzielten AHV-pflichtigen Einkommens angewandt. Die Pauschale von CHF 4’150.00 wird anhand des Pensums gekürzt.

Sie dürfen Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen (oder auch Lehrlinge) in allen Feldern weglassen, wenn eine Berücksichtigung im Gesamtergebnis eine tiefere Kurzarbeitsentschädigung ergeben würde.

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Besonders gefährdete Personen (Art. 10C Verordnung 2 COVID-19)

Für besonders gefährdete Personen besteht neu auch ein Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung.

Vorgehen für E-Salär Kunden – In 3 Schritten

Nachdem die Kurzarbeitsentschädigung bei der kantonale Amtsstelle für Arbeitslosenversicherung beantragt wurde und der positive Bescheid vorliegt geht es an die administrative Abwicklung.

1. Kurzarbeitszeiten erfassen

Die sogenannten Ausfallstunden müssen minutiös festgehalten werden. Für smallinvoice-Nutzer empfehlen wir, in der Projektverwaltung von smallinvoice ein Projekt mit dem Namen «Kurzarbeitszeit» anzulegen. Auf dieses Projekt Sie nun sämtliche Arbeitszeiten der Mitarbeiter, welche aufgrund der Kurzarbeit ausfallen. Also die Arbeitszeiten, welche die Mitarbeiter aufgrund der Corona-Pandemie nicht leisten können. Die Arbeitszeiten welche Ihre Mitarbeiter effektiv leisten, sollten am besten ganz normal verbucht werden. Für alle anderen E-Salär-Nutzer empfehlen wir, die effektiv geleisteten Stunden sowie die Ausfallstunden übersichtlich in einer Excel-Tabelle festzuhalten. So können Sie die Anforderungen der betrieblichen Arbeitszeitkontrolle im Zusammenhang mit der Kurzarbeit einhalten.

2. Berechnung der Soll-Stunden und des Verdienstausfalls mit Excel-Template

Zur korrekten Meldung der COVID-19 bedingten Verdienstausfalls wurde von Presida Treuhand ein Excel-Template entwickelt. Die überarbeitete Version 2.0 wird sämtlichen Kunden von E-Salär auf Anfrage zur Verfügung gestellt. Neben allgemeinen Angaben werden hierbei auch Punkte wie 13. Monatslohn, Ferien- und Feiertagsentschädigung sowie die Berechnung der für die Lohnadministration notwendigen Korrekturen «Lohnausfall infolge Kurzarbeit» sowie «ALV-Vergütung 80%» berücksichtigt.

In dieses Exel-Template können Sie nun die Werte aus der Zeiterfassung übertragen. Die erfassten Zeiten aus dem Projekt «Kurzarbeitszeit» oder aus Ihrer Excel-Tabelle müssen in der Spalte «Ausfallstd» eingetragen werden. Die Endwerte A (Soll-Stunden), B (wirtschaftlich bedingten Ausfall-Stunden) und C (Verdienstausfall) werden für den Antrag und die Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung benötigt.

Erläuterungen zum Excel Template

• Spalte «AHV-Lohn monatlich gemäss Lohnjournal»

Basislohn Monat zuzüglich monatlichen AHV-pflichtigen Zulagen. (z.Bsp. Privatanteil Geschäftswagen)

• Spalte «Anzahl bezahlte Monate (12/13)»

Wenn ein 13. Monatslohn im Vertrag vereinbart ist, bitte 13 eintragen. Sonst bitte 12 eintragen. Für Stundenlöhner ist immer 12 einzutragen.

• Spalte «Weitere Lohnbestandteile jährlich»

Hier können andere Lohnbestandteile eingetragen werden. Akzeptiert werden vertraglich vereinbarte Einmalzahlungen (z.Bsp. Bonus, Umsatzbeteiligung). Akzeptiert werden auch nicht vertraglich vereinbarte Zahlungen, welche aber über die letzten 3 Jahre immer ausbezahlt wurden (z.Bsp. Weihnachtszulage). Ist die Zulage für das laufende Jahr noch nicht klar, kann ein Durchschnittswert der letzten Jahre verwendet werden.

• Spalte «Wöchentliche Arbeitszeit»

Individuelle, vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit pro Person erfassen. In dieser Spalte wird das Pensum einer Person berücksichtigt.

• Spalte «Anzahl Arbeitstage Abrechnungsperiode»

Hier wird die effektive Anzahl Arbeitstage für die Abrechnungsperiode gemäss Kalender erfasst. Für die Ermittlung der Sollzeit müssen auch Feiertage sowie andere Abwesenheiten (z.Bsp. Krankheit, Militär- und Zivilschutz etc.) mitgezählt werden.

• Spalte «Ausfallstunden»

Hier werden die Ausfallstunden gemäss Stundenrapport pro Person erfasst.

• Mitarbeiter mit Stundenlohn

Mitarbeiter mit Stundenlohn können Sie mit dem gleichen Template berechnen. Für Mitarbeiter mit Stundenlohn wird der Durchschnitt des Brutto-Stundenlohnes (inkl. Ferien- und Feiertagsentschädigung, inkl. Anteil 13. Monatslohn) für die letzten 6 resp. 12 Monate berechnet. Das für Sie als Unternehmer günstigere Ergebnis darf eingesetzt werden.

3. Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung

Sie können direkt hier das offizielle Formular Antrag und Abrechnung Kurzarbeitsentschädigung herunterladen. In dieses Formular werden die Werte A (Soll-Stunden), B (wirtschaftlich bedingten Ausfall-Stunden) und C (Verdienstausfall) vom Exel-Template übertragen:

Anschliessend muss das ausgefüllte Formular an die zuständige Arbeitslosenkasse gesendet werden.

4. Verarbeitung in der Lohnadministration E-Salär

Damit die Kurzarbeitsentschädigung in der Lohnadministration E-Salär berücksichtigt wird, muss der Wert 1 (Lohnkürzung infolge Kurzarbeit) sowie der Wert 2 (Kurzarbeitsentschädigung ALV) aus dem Exel-Template in E-Salär nachgetragen werden.

Wollen Sie Kurzarbeit abrechnen? Dann melden Sie sich bei uns, wir werden Ihnen die notwendigen Zeilen zur Erfassung der Lohnkürzung resp. der Vergütung der Arbeitslosenkasse einbauen.

Stand: 01.05.2020, Update 11.06.2020